Könyvelési bizonylatok elektronikus átadási rendje az együtt működés menete

1.Együttműködés megkezdés:

1.1. Az együttműködés megkezdésekor a Megbízó az Open Könyvelőiroda rendelkezésére bocsájtja betekintésre a szervezet alapításával, bírósági bejegyzésével, cégkapuregisztrációval, adóhatósági és társadalombiztosítási státuszával kapcsolatos iratokat, bankszámla szerződés, valamint a folyamatban lévő szerződések, pályázati- és támogatási szerződések és elszámolások iratanyagait.

Átadandó dokumentumok:

• hatályos alapító okirat/alapszabály
• bejegyző/módosító végzés
• vezető tisztségviselők megbízása/elfogadása
• aláírási címpéldány, aláírásminta
• cégkapuregisztráció igazolása
• adószám igazolása/NAV törzsadat lap
• jegyzett tőke/alapítói vagyon befizetését igazoló bizonylat
• bankszámla szerződés
• TB törzsszám (25 fő feletti alkalmazotti létszám esetén)
• hitel/lízing/pályázati szerződések és elszámolások
• adás-vételi szerződések

1.2. Ezen kívül a Megbízó átadja az Open Könyvelőiroda részére a tárgyévi és az azt megelőző évre vonatkozó főkönyvi és analitikus kimutatásokat, ami részletes és valós képet ad a szervezet számviteli nyilvántartásairól.

Átadandó kimutatások:

• főkönyvi kivonat
• főkönyvi karton
• tárgyi eszköz főkönyvi karton
• tárgyi eszközök értékcsökkenésének elszámolás a beszerzéstől kezdődően
• vevő számlák analitikus nyilvántartása, folyószámla kivonat
• szállítói számlák analitikus nyilvántartása, folyószámla kivonat
• készletek mennyiségi és értékbeni leltára
• bérszámfejtés összesítő kartonja
• jogviszonnyal rendelkező tagok, munkavállalók személyi adatlapja
• jogviszonnyal rendelkező tagok, munkavállalók szerződései
• jogviszonnyal rendelkező tagok, munkavállalók szabadságnyilvántartása
• pénzbeli ellátások (táppénz, GYED, GYES, stb) nyilvántartása
• minden egyéb pénzügyi- vagy főkönyvi kimutatás, nyilvántartás, amely szükséges a szervezet részletes és valós pénzügyi-, jövedelmi helyzetének megismeréséhez és a számviteli nyilvántartások vezetéséhez.

1.3. A Megbízó az Open Könyvelőiroda képviselőjét ellátja a könyvelési és adózási, valamint adatközlési feladatok intézéséhez szükséges meghatalmazásokkal. A meghatalmazásokat a Megbízott képviselője is kezdeményezheti az adott hivatalos szervnél.

1.4. A Megbízott a szerződés aláírása előtt tájékoztatja a Megbízót az együttműködés menetéről, a legfontosabb határidőkről, és a könyvelőiroda által használt on-line szoftverek használatáról, különös tekintettel a bizonylatok digitális átadásával kapcsolatos teendőkről.

2. Kapcsolattartás, on-line felületek használata:

2.1. Az adatfeldolgozás, a könyvelés teljeskörűségét a bizonylatok digitális rendelkezésre bocsátásával kell biztosítani. Elsődlegesen az előre egyeztetett on-line számlanyilvántartó, számlázó rendszerbe történő eredeti bizonylatok feltöltésével.

2.2. A könyvelési bizonylatok átadása, szkennelést követően PDF formátumban, hiánytalanul, jól olvashatóan az alábbi on-line számlanyilvántartó rendszeren keresztül történik (a választott on-line rendszer megjelölése szükséges).

• Quick https://quick.riport.co.hu/
• Billcity https://app.billcity.hu/
• NetAccounting dokumentum kezelő NetDokumentum

2.3. A kiállított vevő számlák átadása történhet az on-line számlázó rendszerben létrehozott könyvelői hozzáféréssel is.

2.4. Az on-line számlázó és iktató rendszer üzemeltetése, és költségeinek vállalása a Megbízót terhelik. A Megbízó regisztrál az on-line rendszerbe, így biztosítva a felügyeleti jogot az adatai felett. Regisztrációt követően az Open Könyvelőiroda részére könyvelői hozzáférést biztosít.Az on-line szoftverekhez készített könyvelői meghívót a szerződésben megadott e-mail címekre (open.konyveloiroda@gmail.com, e-konyveles@open.konyveloiroda.hu) küldi el a Megbízó.

2.5. A tárgyhónapi feltöltés befejezéséről minden alkalommal email-ben értesítést küld a Megbízó a könyvelőiroda részére.

3. Az együttműködés menete:

3.1. A könyvviteli nyilvántartások vezetése a Megbízó által üzemeltetett, jogtiszta felhő alapú programban történik.

3.2. A főkönyvi könyvelés alapját képezi a jelen szerződés mellé csatolt – a Megbízó által hitelesített, érvényes, hatályos, aláírt – minden, a könyveléssel kapcsolatos döntéseket, határidőket tartalmazó, a

Számviteli Törvény 14.§-ban meghatározott Számviteli Politika, ezen belül

• a számlarend,
• a bizonylati rend,
• az eszközök és források leltárkészítési és leltározási szabályzata,
• az eszközök és források értékelési szabályzata,
• a pénzkezelési szabályzata,
• és értékpapír forgatás esetén befektetési szabályzata,

amelyekben foglaltaktól a könyvelő a bizonylatok feldolgozása során nem térhet el.

3.3. Amennyiben a szerződéskötéskor a Megbízó nem rendelkezik a Számviteli Törvényben előírt szabályzatokkal, vállalja, hogy a hiányzó szabályzatok elkészítését 60 napon belül pótolja. A szabályzatok elkészítését az Open Könyvelőiroda eseti megbízással a 6. számú melléklet szerinti díjazással vállalja. A szabályzatok készítése alól mentesül a mikrogazdálkodói egyszerűsített éves beszámolót készítő gazdasági társaság, valamint az egyéni vállalkozó.

3.4. A könyvelőiroda nem veszi át a könyvelendő anyagot amennyiben a Megbízó a szerződéskötést követő 60 napon belül nem adja át az Open Könyvelőirodának a Számviteli Politikáját és a kötelező számviteli szabályzatokat, valamint abban az esetben, ha a Megbízó 30 nap fizetési késedelembe esik.

3.5. A Megbízó gondoskodik a számlák olvasható, hiánytalan átadásáról az alábbiak szerint:

3.5.1. Számlák szkennelése:

• 1 számla 1 pdf dokumentumban
• jól olvasható, minden adatot tartalmazzon (gyűrődött, homályos, hiányos számlaképet újra kell szkennelni),
• számla mellékleteket (szállító levél, szerződés, teljesítési igazolás, stb) külön pdf fájlban kell szkennelni
• pályázati elszámoláshoz szkennelés elött a pályázati azonosítót rögzíteni kell a számlán
• mentéskor a fáj nevének a szállító nevét és a számlaszámát célszerű megadni, de nem kötelező
• mentés helye az erre a célra kialakított mentési könyvtár
• feltöltést után célszerű a szkennelt dokumentumokat archiválni

A Megbízó kimenő számláinak átadását a számlázó programhoz történő könyvelői hozzáféréssel is biztosíthatja.

3.5.2. Bankszámla kivonatok:

Bankszámlán történő pénzmozgás adatai kétféleképpen történik.

• PDF-ben a kiállítás gyakoriságának megfelelő Bankszámlakivonat, amely rendelkezik az adott időszaki nyitó és záró egyenleggel.

3.5.3. Bankszámla történet a hónap első napjától a hónap utolsó napjáig, azaz havi bontásban:

A rendszer a következő bankszámla exportokat tudja feldolgozni:

• Akcenta számlatörténet (CSV)
• Barion számlatörténet (XLSX)
• BINX (CSV)
• Budapest Bank (XML,CSV,XLSX)
• BNP Paribas (XLSX)
• CIB Internet Bank (XLS – Régi/Új felület)
• CIB Business Online (CSV)
• Citi Bank (CSV)
• Erste Bank (CSV,XLSX)
• Erste George APP (CSV)
• Gránit Bank (STM,XML)
• K&H Bank (XLS,XLSX)
• KDB Bank (XML)
• Magnet Bank (XLS,XML)
• MBH Bank (CSV)
• MKB Bank (XML,CSV,XLSX,XLS)
• MKB Business Internet Bank (STM)
• Oberbank (CSV)
• Országos fizetési szolgáltató (CSV)
• OTP NetBank (XML,XLS,XLSX,CSV)
• OTP Electra (CAMPT)
• Paypal (CSV)
• Raiffaisen bank Direktnet (CSV,XLSX)
• Raiffeisen Business (CAMPT)
• Raiffeisen Electra (TXT)
• Revolut (CSV)
• Stripe (CSV)
• UniCredit Bank (CAMPT,CSV)
• Összes Takarék (STM)
• Takarék bank (CSV)
• Wise (CSV (bankköltség nem külön soron),CAMT,MT940)

A Megbízott a bankszámlakivonatokat mindkét formában feltölti az 1-es pontban megjelölt on-line applikációba és e-mailben tájékoztatja az Open Könyvelőirodát a feltöltés teljesítéséről.

3.5.4. Szerződések, végzések, jegyzőkönyvek, pályázati elszámolások:

A gazdálkodás során keletkezett bizonylatokat, okiratokat, melyek a könyveléshez kapcsolódnak, kapcsolódhatnak a Megbízott rendelkezésére kell bocsátani, elektronikus formában (PDF-ben szkennelve) feltölti a Megbízott által erre a célra létrehozott az 1-es pontban megjelölt on-line applikációba és elküldi e-mailben az Open Könyvelőiroda részére.

3.5.5. Pénztárbizonylatok, pénztárjelentés, papíralapú nyugták:

A Megbízó, amennyiben házipénztárának vezetését papíralapú bizonylatokon végzi, úgy a kiállított pénztárbizonylatokat, a mellékletekkel együtt, valamint az időszaki pénztárjelentést legalább havi rendszerességgel a Megbízott rendelkezésére bocsátja, elektronikus formában (PDF-ben) feltölti az 1-es pontban megjelölt on-line applikációba és elküldi e-mailben az Open Könyvelőiroda részére.

Amennyiben a Megbízó a házipénztárának vezetését házipénztár kezelő programmal végzi, a Megbízottal egyeztetve a rendszerek kompatibilitását, a házipénztár bizonylatok mindkét fél által elfogadott elektronikus formában kerül átadásra.

A papíralapú nyugták kiállítását követően a Megbízó a nyugtasorszám követése mellett tételes listát készít a kiállított nyugtákról. A tételes listában feltünteti a nyugta sorszámát, kiállításának dátumát és összegét, majd az összesítő listával együtt szkennelve, minden nyugtát külön-külön feltölti a számlanyilvántartó rendszerbe, és elküldi e-mailben az Open Könyvelőiroda részére.

3.5.6. Készletek, tárgyi eszközök:

A beszerzés során a készletekről és tárgyi eszközökről egyedi nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás vezetésének elengedhetetlen feltétele a bizonylatok osztályozása, jelölése. A készletek, tárgyi eszközök vásárlása során a Megbízó feladata a számlákon, szerződéseken, egyéb bizonylatokon a tárgyi eszköz, vagy készlet felhasználása szerinti besorolása, a bizonylaton való látható, olvasható jelölés. Pályázati pénzből vásárolt eszközök számláira a pályázati azonosítót a könyvelésre való átadás elött köteles a megbízó jól láthatóan ráírni.

A készletek és tárgyieszközök beszerzése, értékesítése, ingyenes fogadása és átadása, valamint belső mozgására vonatkozó bizonylatokat legalább havi rendszerességgel a Megbízott rendelkezésére bocsátja. Elektronikus formában (PDF-ben) kell feltölteni az 1-es pontban megjelölt on-line applikációba és e-mailben elküldi az Open Könyvelőiroda részére.

3.5.7. Bérszámfejtési dokumentumok:

A bérszámfejtés alapja a munkaszerződés, a tájékoztató, és a munkaköri leírás. A dolgozók bejelentését a szerződés, és a dolgozó személyes okiratai alapján kiállított személyi adatlap megküldésével kezdeményezhető. A Megbízó a bejelentés kezdeményezését a dolgozó munkába állása elött minimum 2 nappal korábban jelezi a Megbízott részére.

A bérszámfejtés a munkaidő nyilvántartás alapján történik, amelyről minden hónap 01-05. napja között a Megbízó munkaidő jelentést küld a Megbízó részére.

Az Open Könyvelőiroda a bérjegyzéket, bérkartont, fizetési jegyzéket és az utalandó adók listáját minden hónap 10-éig megküldi a Megbízó részére.

Kilépő dolgozó kijelentését a mindkét fél részéről aláírt felmondás megküldésével kezdeményezheti a Megbízó. A kilépő dolgozó utolsó munkában töltött napja után, a munkaügyi nyilvántartás megküldését követő 6 munkanapon belül a Megbízott megküldi a Megbízott részére a dolgozó kilépő papírjait.

A dolgozókat megillető kedvezményeket a dolgozók által kitöltött, aláírt és megküldött nyilatkozatai alapján tudjuk érvényesíteni a bérszámfejtés során.

Ezen nyilatkozat online is kitölthetik a dolgozók NAV – Online Nyomtatványkitöltő Alkalmazás weboldalon, vagy PDF-ben letölthetik a Adóelőleg-nyilatkozatok – Nemzeti Adó- és Vámhivatal (gov.hu) weboldalról és kinyomtatást követően papír alapon is kitölthetik a dolgozók.

3.5.8. Egyéb dokumentumok:

A Megbízó működése során tevékenységével kapcsolatban használt programok, külső szolgáltatók (pl. futár, bankkártyás fizetés stb.) által készített listák, adatszolgáltatások kezelése egyedileg, előre egyeztetett módon történik.

Amennyiben az adatok on-line letölthetőek, és az adatszolgáltató rendszerhez könyvelői jogosultság adatható, úgy az Open Könyvelőiroda részére elegendő a hozzáférési jogosultság megadása, és az adatokhoz történő hozzáférés folyamatos biztosítása.

4. A főkönyvi könyvelés és a kapcsolódó nyilvántartások vezetése:

4.1. Az Open K0önyvelőiroda a főkönyvi rendszerben rögzített adatokról, információkról a szolgáltatási rendje szerint teljesít adatszolgáltatást a Megbízó és a hatóságok részére.

4.2. A lekönyvelt gazdasági eseményeket tartalmazó főkönyvi kivonat a bizonylatok hiánytalan és határidőben történő átadását követően a tárgyhót követő hónap végéig készül el.

4.3. A Megbízó jogosult előre egyeztetett időpontban a könyveibe betekinteni, a főkönyvi adatokról, nyilvántartásokról kivonatot kérni. Az Open Könyvelőiroda a kért főkönyvi kimutatásokat a lezárt időszak tekintetében 2 munkanapon belül e-mailben elküldi a Megbízó részére.

4.4. Az aktuális (negyedéves, illetve havi) adó- és adójellegű kötelezettségek pénzügyi teljesítéséhez szükséges információt a Könyvelőiroda a befizetési határidő előtt legalább 2 naptári nappal korábban e-mailben elküldi a Megbízó részére, amennyiben a kötelezettségek megállapításához szükséges alapbizonylatokat a befizetési határidőt megelőzően legalább 15 munkanappal korábban a Könyvelőiroda rendelkezésére bocsájtotta a Megbízó.

4.5. A Könyvelőiroda az éves, és/vagy évközi beszámolót és adóbevallásokat legkésőbb a leadási határidő előtt 2 munkanappal aláírásra kész állapotban, minden mellékletével együtt a Megbízó rendelkezésére bocsájtja.

4.6. A Könyvelőiroda az éves beszámoló összeállítását a Megbízó által adott „Teljességi nyilatkozat” bírtokában készíti, készítheti el.

4.7. A beszámolót és a kapcsolódó bevallásokat a szervezet legfőbb szerve fogadhatja el, amit jegyzőkönyvben rögzít és a törvényes képviselő az aláírásával hitelesít. Csak a törvényekben előírt szabályok betartásával elfogadott és aláírt beszámoló tehető közzé.

4.8. Elfogadó jegyzőkönyv és a Megbízó törvényes képviselőjének aláírása nélkül a beszámoló nem tehető közzé, az eredményre vonatkozó bevallások nem küldhetőek be az adóhivatalnak, az éves KSH adatszolgáltatási kötelezettség nem teljesíthető. Késedelmes aláírás miatti határidőcsúszásból eredő jogkövetkezmények a Megbízót terhelik.

4.9. Az Open Könyvelőiroda támogatóan közreműködik bármely pénzügyi – gazdasági szerv által elrendelt ellenőrzés esetén az egyeztetésnél, illetve a könyvvizsgálat esetén.