Az alapítványok és egyesületek életében a pályázatok elnyerése hatalmas siker, amely lehetőséget ad küldetésünk megvalósítására. Azonban sokaknak fejfájást okoz az elszámolás: mi a könyvelő feladata, mi a projektmenedzseré, és miért van az, hogy a pályázati útmutatók nem egyeznek a Számviteli Törvénnyel?
Előre eláruljuk a legfontosabbat: a könyvelést úgy kell kialakítani, hogy az támogassa a pályázati elszámolást.
1. A pályázati előírások, szerződések:
Fontos tudni, hogy a pályázati elszámolás technikája nem feltétlenül azonos a könyveléssel. A támogatási szerződés aláírásával elfogadtuk a pályáztató által előírt szabályokat az elnyert támogatási összeg felhasználásával és pénzügyi elszámolásával kapcsolatban.
📌 Tipp: Mindig úgy kell elszámolni, ahogy azt a pályáztató szeretné. A szerződésben és a külön elszámolási útmutatóban foglaltak betartása a sikeres elszámolás kulcsa. Vitatni lehet, de nem érdemes, viszont szükség esetén lehetőség van némi módosítást eszközölni, ha a pályáztató elfogadja a változtatási kérelmet. A legtöbb esetben kis mértékű változtatásra az összeg felhasználását illetően van lehetőség.
2. Pályázati elszámolás vs. Könyvelés! Mi a különbség?
Sokan gondolják, hogy a pályázati elszámolás a könyvelő feladata. Ez tévhit!
- Pályázati elszámolás: A projektvezető/adminisztrátor feladata. A projektvezető tervezi meg a programot, a rendelkezésre álló pénzügyi keret felhasználásával. A befogadott számlákat az adminisztrátor/pénzügyi ügyintéző állítja össze. Előkészíti az utalásokat, a készpénzes kifizetéseket, előkészíti a számlák záradékolását (rögzíti a számlákon a pályázati azonosítót, és az összeget, amelyet az adott pályázatra elszámolnak, egy számlát meg lehet osztani több pályázat között), és gondoskodik arról, hogy a szervezet képviselőjének átadja aláírásra a pályáztató által kért dokumentumokkal együtt. A projektvezető listákat, szakmai és pénzügyi beszámolót készít, és ezt nyújtja be a támogató felé.
- Könyvelés: A könyvelő felelőssége, amely a Számviteli Törvénynek megfelelően, egységesen rögzíti a szervezet gazdasági eseményeit a főkönyvi rendszerben.
⚠️ A kapcsolódási pont: Az Elkülönített Könyvelés
A két terület azért találkozik, mert a Számviteli törvény és a pályáztatók is megkövetelik az elkülönített nyilvántartást.
A szervezet könyvelésében is igazolni kell a pályázati elszámoláshoz. Külön ki kell mutatni, hogy az adott támogatási bevételt melyik projekt melyik kiadásaira fordítottuk. Ez biztosítja a pénzügyi átláthatóságot és elszámoltathatóságot. Bevételként a pályázati forrásból kapott összeget csak akkor lehet elszámolni, amikor a projekt megvalósult, és a pénzügyi beszámolót a pályáztató elfogadta.
A könyvelés során nem csak a Számviteli Törvény, de az adótörvények bonyolult előírásait is be kell tartani. A civil szervezetek könyvelésénél az államháztartási forrásból, valamint a pályázati forrásból kapott támogatásokon felül külön kell kimutatni a vállalkozási és cél szerinti bevételeket és költségeket, a közhasznú és nem közhasznú tevékenység bevételeit és költségeit.
3. Így valósítsa meg az elkülönített nyilvántartást lépésről lépésre:
A siker záloga a professzionális munkaszámos vagy projektszámos könyvelési rendszer.
3.1. Előzetes egyeztetés a könyvelővel:
- Még a szerződés megkötése előtt (vagy minél hamarabb) tájékoztassa könyvelőjét arról, hogy a tevékenység sajátossága miatt elkülönített könyvelésre van szükség.
- Kérje a segítségét, hogy közösen alakítsák ki a szervezet számára legmegfelelőbb projektszámos rendszert, ami megfelel mind a Számviteli Törvénynek, mind a pályázati elvárásoknak.
3.2. A belső kódolás bevezetése
- Minden pályázati program kapjon egy belső azonosító kódot (érdemes a pályázati azonosítót egy egyszerű számmal helyettesíteni).
- Mielőtt a számlák a könyvelőhöz kerülnek, a projektvezetőnek/adminisztrátornak/kurátornak záradékolnia kell (el kell látnia azokat a megfelelő projekt kóddal és aláírással). Ha egy számla nem tartozik egyik pályázathoz sem, kapjon egy általános (működési) kódot.
- Fontos, hogy egy számla nem szerepelhet két külön elszámolásban ugyanazzal az összeggel. Meg lehet ugyan osztani a számlát több projekt között, de összeg szerint nem lehet átfedés, azaz nem számolható el kétszer ugyanaz a költség.
3.3. A listázás, mint a kulcsfontosságú ellenőrzés
- A könyvelő a beérkezett számlákat a projekt kódra/munkaszámra történő rögzítéssel könyveli le.
- Folyamatosan kérjen munkaszámos listákat a könyvelőtől a kódszámra lekönyvelt tételekről.
- Az elszámolás végén a könyvelő által adott listán szereplő összegeknek pontosan meg kell egyezniük azzal, amit a pályáztatóhoz benyújt elszámolásként!
4. Különleges helyzet – Áthúzódó projektek:
Mi történik, ha a pályázat megvalósítási ideje átnyúlik a következő naptári évre?
Ne aggódjon! Ebben az esetben a könyvelő feladata, hogy a Számviteli Törvény előírásainak megfelelően rendezze a könyvelésben a tárgyévi és a következő évi költségek és bevételek besorolását. A számvitelben aktív és passzív időbeli elhatárolásoknak nevezzük azokat a rendező tételeket, amelyek segítségével kimutatható, hogy mekkora rész jut a tárgyévre és mekkora a következő évre.
A pályázati elszámolás és a könyvelés közötti feszültséget feloldhatja a közös nyelv és a jól felépített rendszer. A határidők pontos betartása, az előzékenység, az egymásra figyelés. A projektszámos könyvelés bevezetése nem plusz teher, hanem egy olyan profi megoldás, amely egyszerre tesz eleget a törvényi és a támogatói elvárásoknak, garantálva a projekt sikeres zárását!
Szeretne segítséget a projektszámos rendszer kialakításához? Kérdése van egy aktuális pályázati elszámolással kapcsolatban?
Mi segítünk átláthatóvá tenni az elszámolást, már az első lépésektől kezdve. Velünk együtt dolgozva, már a könyvelési előkészítés során egy átlátható kontrolling rendszerben dolgozhat, ahol nem csak az elköltött támogatási összegről kap pontos kimutatást, de a tervezési fázisban is segítséget kap!
Mi nem csupán könyvelünk – támogatjuk ügyfeleinket, hogy a lehető legtöbbet hozzák ki a kapott támogatásokból, miközben minden törvényi előírásnak megfelelnek. Ha egy megbízható könyvelőirodát keres, amely érti a civil szervezetek sajátosságait, forduljon hozzánk bizalommal!
